日前嘗試將 Trello 作為團隊的電子白板，成員可以一目了然整個 Board (可定義系統或專案) 的狀態，但外部使用者(使用單位的窗口)並未參與其中，導致使用者使用 Email 提出問題，系統負責人再複製貼上新增項目卡 (Card)，這當中除了手動作業的小麻煩外，不免失去直接讓使用者自動掛號的便利性，甚至有可能遺漏。

這部分在 Trello 可以透過發送 Email 新增 Card 來解決，步驟如下。不過其產生的 Email address 是一連串無意義的編碼如: robbbin+xuyw5zcrdicfx7yidluv@boards.trello.com, 若請使用者發現問題時發送 Email 給這個帳號，似乎需要費一些口舌…。

後來想到，另外申請一個 Gmail 帳號，ID 就是明確表達用處例如 CDRsystem.IssueReportMe@gmail.com，在這個 Gmail 帳號中直接設定接收新Email 時就轉寄到 Trello 上。如此一來 Gmail 上也可以完整保留使用者的來信紀錄。